有关时间管理的研究已有相当历史。犹如人类社会从农业革命演进到工业革命,再到资讯革命,时间管理理论也可分为四代。
●第一代理论着重利用便条与备忘录,在忙碌中调配时间与精力。
●第二代理论强调行事历与日程表,反映出时间管理已注意到规划未来的重要。
●第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标,再逐日订定实现目标的计划,将有限的时间、精力加以分配,争取最高的效率。
这种做法有它可取的地方。但也有人发现,过分强调效率,把时间崩得死死的,反而会产生反效果,使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。于是许多人放弃这种过于死板拘束的时间管理法,回复到前两代的做法,以维护生活的品质。
现在,又有第四代理论出现。与以往截然不同之处在于,它根本否定“时间管理”这个名词,主张关键不在于时间管理,而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排,不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。
第二部分个人的成功:从依赖倒dú • lì第五章习惯三:要事第一(中)
集大成的时间管理理论
第一代的时间管理理论丝毫没有“优先”的观念。固然每做完备忘录上的一件事,会带给人成就感,可是这种成就不一定符合人生的大目标。因此,所完成的只是必要而非重要的事。
然而好此道者不在少数,因为阻力最少,痛苦与压力也最少。更何况,根据外在要求与规律行事,容易推卸责任。这类经理人缺乏效率,缺乏自制力与自尊。
第二代经理人自制力增强了,能够未雨绸缪,不只是随波逐流,但是对事情仍没有轻重缓急之分。
第三代经理人则大有进步,讲究理清价值观与认定目标。可惜,拘泥于逐日规划行事,视野不够开阔,难免因小失大。第一、三类事务往往占去所有的时间,这是第三代理论最严重的缺失。
不过以上三代理论的演进,仍有可资借鉴的地方。第四代理论便在旧有基础上,开创新局面。以原则为重心,配合个人对使命的认知,兼顾重要性与急迫性;强调产出与产能齐头并进,着重第二类事务的完成。
管理方法六标准
有效的个人管理方法须符合以下标准:
一、一致:个人的理想与使命、角色与目标、工作重点与计划、欲望与自制之间,应和谐一致。
二、平衡:管理方法应有助于生活平衡发展,提醒我们扮演不同的角色,以免忽略了健康、家庭、个人发展等重要的人生层面。有人以为某方面的成功可补偿他方面的遗憾,但那终非长久之计。难道成功的事业可以弥补破碎的婚姻、孱弱的身体或性格上的缺失?
三、有重心:理想的管理方法会鼓励并协助你,着重虽不紧迫却极重要的事。我认为,最有效的方法是以一星期为单位订定计划。一周7天中,每天各有不同的优先标的,但基本上7日一体,相互呼应。如此安排人生,秘诀在于不要就日程表订定优先顺序,应就事件本身的重要性来安排行事历。
四、重人性:个人管理的重点在人,不在事。行事固然要讲求效率,但以原则为重心的人更重视人际关系的得失。因此有效的个人管理偶尔须牺牲效率,迁就人的因素。毕竟日程表的目的在于协助工作推行,并不是要让我们为进度落后而产生内疚感。
五、能变通:管理方法应为人所用,不可一成不变,视个人作风与需要而调整。
六、携带方便:管理工具必须便于携带,随时可供参考修正。
根据实际经验,我设计出一种符合以上诸条件的表格。其实,许多优秀的第三代管理工具,也值得采用,只是实际做法或具体运用因人而异罢了。以下举实例说明如何以原则为重心,建立起充分掌握重点的一周行事历。
个人管理四步骤
有效的个人管理可分为四个步骤:
●确定角色——首先,写下个人认为重要的角色。假若以往不曾认真考虑这个问题,就把这时闪过脑际的角色逐一写下。除了“个人”以外,父母、儿女、职员、老师……凡是你愿意定期投入时间精力的,都可以纳入其中。
不必想得太严肃,仿佛立下终身职志,只须考虑未来一周中应该扮演的角色即可。
请看以下两例,是一般人如何看待他们所扮演的各种角色:
一、个人
二、丈夫/父亲
三、新产品经理
四、研究经理
五、人事经理
六、行政经理
七、公司董事长
一、个人发展
二、妻子
三、母亲
四、房地产推销员
五、主日学老师
六、交响乐团董事
●选择目标——其次,为每个角色订定未来1周欲达成的2至3个重要成果,列入目标栏中(请看表五-2)。
这些短期目标应与使命宣言中的终极目标有所关联,至少有一部分如此。即使不曾写过使命宣言,也可以自己设想每一角色及重要目标。在未来1周的目标中,务必有一些真正重要但不急迫之事。
●安排进度——现在,根据上面所列目标,安排未来7天的行程。比方说,目标之一是完成个人使命宣言初稿,那么不妨在周日抽出连续2个小时完成此事。通常星期日(或一周中对你最有意义或最特殊的一天),正是思考如何提升自我及规划一周行事的最佳时刻。
再比方,锻炼身体是你的目标,那么不妨安排3至4天,每天运动1小时。
有些目标可能必须在办公时间完成,有些得在家共聚一堂时实现。
每个目标都可当做某一天的第一要务,更理想的是当做特殊的约会,力以赴。对本年度或1个月内已定的约会则一一检讨,凡是符合个人目标的加以保留,否则便取消或更改时间。
在表五-2中,一共有19个目标,大致都很重要,分别安排在7天内。左下角的方格是“精益求精”栏,提醒你定期就身体、心智、精神、社会情感四个层面,来检讨追求人生目标后的情况。详情请参阅第十章。
经过一番规划,这张“一周行事历”中,居然还留有不少空白。足以应付突发事件,调整工作日程,建立人际关系,或偷得浮生半日闲。由于一切都在个人掌握之中,便无须瞻前顾后。
●逐日调整——每天早晨依据行事历,安排一天的大小事务。第三代理论强调的逐日计划行事,在此可以派上用场,使事情井然有序,不致因小失大。
从以上的实例,你是否已心领神会这种做法的可贵之处?依据我个人的心得,以及许多人受益的情形,我深信这种做法确实不同凡响。
执行程序[·下载乐园—.QCo
第三个习惯重在身体力行。就仿佛程序设计员设计出程序后,计算机必须加以执行。
顺从别人的意愿,完成他人眼中的要务,或无牵无挂地享受既不紧张又不重要的活动,岂不轻松愉快?至于执行自己依理性原则设计出的程序,则或多或少考验着自制力,此时就得靠诚心正意的修养功夫,坚定意志。
俗语说:“天有不测风云,人有旦夕祸福。”事先安排妥当的行事历,必要时仍须有所更动。只要把握原则,任何调整都心安理得。
我有个儿子,一度对追求效率十分着迷,每天的行程都安排得相当紧凑。到后来,日程表居然已细分到以分钟为单位。记得有那么一天诸事顺利,他依计划洗车、借书……但到了“与女友分手”这一项,事先的计划完打破。
原本他只安排了10至15分钟打电话,向女友解释一切。没想到,解释了1个半小时,还难以收场,因为女友实在无法接受这突如其来的打击。这再一次证明,对人不可讲效率,对事才可如此。对人应讲效用——即某一行为是否有效。
为人父母者,尤其是母亲,常耗费所有的时间照顾小孩,以致一事无成,备感挫折。但挫折多来自有所期望,而这期望反映的却是社会价值观,不是个人的价值观。若想要克服因社会价值观而产生的内疚感,可以依靠习惯二——以终为始。
第四代个人管理理论的特点,在于承认人比事更重要。而芸芸众生中,首要顾及的便是自己。它比第三代理论高明之处是:强调以原则为重心,以良知为导向,针对个人独有的使命,帮助个人平衡发展生活中的不同角色,并且盘规划日常生活。
第二部分个人的成功:从依赖倒dú • lì第五章习惯三:要事第一(下)
高效能的秘诀——授权
授权是提高效能或效能的秘诀之一,可惜一般人多吝于授权,总觉得不如靠自己更省时省事。
其实把责任分配给其他成熟老练的员工,才有余力从事更高层次的活动。因此,授权
代表成长,不但是个人,也是团体的成长。已故名企业家潘尼()曾表示,他这一生中最明智的决定就是“放手”。在发现dú • lì难撑大局之后,他毅然决然放手让别人去做,结果造就了无数商店、个人的成长与发展。
由此可见,授权也与公众的成功有关,这一点留待第六章加以讨论。此处专论授权与个人管理技巧的关系。
授权是事必躬亲与管理之间的最大分野。事必躬亲者凡事不假外求。不放心子女、宁可自己洗碗的父母,自绘蓝图的建筑师或自己打字的秘书,都属于这一类。
反之,管理者注重建立制度,然后汇集群力共同完成工作。比如分派子女洗碗的父母,领导
一群设计人员的建筑师,或监督其他秘书与行政人员的执行秘书。